8 stappen communicatiecirkel

Inleiding

De communicatiecirkel oftewel het 8-stappen-communicatie-kader is een formulering en een schematische weergave van de noodzakelijke voorwaarden waaraan een communicatie moet voldoen om succesvol te zijn. Het zijn acht stappen die gerespecteerd en bewust doorlopen dienen te worden, wil de communicatie effectief zijn. In de mate waarin er etappes of voorwaarden verwaarloosd worden, ontstaan meer en meer fundamentele problemen. Wanneer er moeilijkheden in de communicatie ontstaan, is de eerste opdracht na te gaan welke stappen vergeten zijn of niet adequaat genoeg zijn ingevuld! Een effectieve communicator heeft zich deze controle over de acht stappen volledig eigen gemaakt. Deze controle verloopt dan automatisch en is zodoende volledig geïnstalleerd als onbewuste competentie.

De acht stappen in het kort

• Het kader

Alles in deze wereld gebeurt op een bepaalde plaats, een bepaalde tijd en ten aanzien van bepaalde personen of alleen mezelf. Een context is dus altijd aanwezig. Ruimte en tijd zijn steeds aanwezig in combinatie met mezelf of al dan niet gekozen door anderen.

De context heeft een begrenzende werking op mijn gedragsmogelijkheden. In elke context zijn bepaalde gedragingen of vormen van communiceren toegelaten, wenselijk en/of mogelijk. Het is evident dat wanneer ik mij op een niet-toegelaten manier gedraag wat betreft de gegeven context, ik het risico loop in problemen terecht te komen.

Het kader bepaalt wat haalbaar is en wat niet, wat doenbaar is en wat niet, wat relevant is en wat niet. Het aantal mogelijke kaders is nagenoeg oneindig, en in elke ervaring spelen steeds verschillende van die kaders tegelijkertijd een rol, elk op een eigen niveau.

2. Rapport

Zoals eerder besproken is onze definitie van rapport: ervoor zorgen verzekerd te zijn van de juiste en gewenste aandacht van de ander, bij de ander het geloof en vertrouwen wekkend dat je de kennis, deskundigheid, interesse en het begrip hebt om met hen in communicatie te treden over datgene waarvoor ze bij jou kwamen of waarvoor jij bij hun bent gekomen.

Het is de kunst om het model van de wereld van de ander te erkennen zonder er een oordeel over te vellen, dit model met respect te benaderen en van daaruit te communiceren. Rapport heeft niet noodzakelijk te maken met leuk vinden of zich op zijn gemak voelen. Het gaat erom iemands aandacht en respect te krijgen voor jouw deskundigheid als communicator in welke context ook waarin jij professioneel en/of persoonlijk werkt. Rapport wordt door de ander ervaren als het gevoel begrepen te worden zonder beoordeeld te worden.

Rapport heeft een verbaal en een non-verbaal aspect, waarbij de invloed van het niet-verbale op het rapport in de communicatie doorslaggevend is.

3. Informatie

Zodra rapport tot stand is gekomen, kunnen we overgaan tot het uitwisselen van informatie. Informatie heeft twee aspecten. Een inhoudelijk aspect en een vormelijk aspect. Welke inhoud iemand aan zijn communicatie wil geven, is niet prioritair. Wat echter uitermate relevant is, is de vorm waarin de informatie gepresenteerd wordt, de vorm waarin ik de informatie communiceer. In de mate waarin de vorm in orde is, is communicatie van informatie mogelijk of niet.

Een goede communicator weet wanneer hij over de juiste –voldoende gepreciseerde- informatie beschikt. Heel wat communicatie loopt mis omdat niet aan de eis van concretisering van de informatie voldaan is. Te grote vaagheid leidt tot invulling, wilde interpretaties, eindeloze misverstanden, projecties, enzovoort.

Een goede communicator is niet noodzakelijkerwijze altijd even concreet en specifiek. Hij weet echter wanneer die concretisering nodig of relevant is, en zorgt er in dit geval ook voor dat ze plaatsvindt.

De juiste informatie is die nauwkeurige informatie die ik nodig heb om in het gegeven kader en het bestaande rapport mijn outcome te formuleren en te realiseren.

4. Outcome en outcome sequitor

De outcome sequitor is het criterium dat in het spel is en dat de intentie van de communicatie, de interactie of de realisatie vertegenwoordigt. Dit criterium neemt zijn plaats in in heel de waardenhiërarchie van de communicator.

Hoe hoger de plaats in deze hiërarchie, des te belangrijker de communicatie in kwestie.

5. Bronnen

Bronnen en hulpbronnen zijn noodzakelijk voor de verwezenlijking van outcomes. In het kader van een goed geformuleerde outcome is het belangrijk de eigen bronnen (resources) te leren kennen en zo nodig nieuwe te leren opbouwen.

Hoe meer bronnen ik heb, des te flexibeler ik ben in de realisatie van mijn outcomes.

6. Interventie of actie

De interventie of actie is de toepassing van de bronnen om de outcome te realiseren. Het is het moment van de praktijk. Ik beschik over het meest sublieme kader, een onmiddellijk schitterend rapport, nauwkeurige, toepasselijke informatie in functie van de outcome die ik wil realiseren, met een enorm scala aan bronnen binnen handbereik, MAAR wanneer ik niet tot actie overga blijft het allemaal een droom en een illusie.

7. Brug naar de toekomst

Future pace is de controle over het behoud van het resultaat van de interventie naar de toekomst toe. Een soort van follow up en kwaliteitscontrole.

8. Ecologie

Ecologie is eigenlijk niet zozeer een aparte stap, dan wel een algemene onderliggende attitude.

De volgende voorwaarden zijn belangrijk in het kader van de ecologie:

• Datgene wat ik doe, onderneem, hoe en wat ik communiceer of wat ik realiseer moet in eerste instantie leiden tot grotere interne congruentie.
• Wat betreft het effect op mijn omgeving en de weerslag daarvan op mezelf is het belangrijk dat ik dit effect kan voorzien en vooral kan hanteren. Wanneer ik de effecten op mijn omgeving en de neerslag die deze op mezelf hebben niet kan hanteren, of daar helemaal niet voor kies, kom ik in een niet-ecologische situatie terecht. De interventie en/of de outcome dient dan herzien en aangepast te worden.
• Is het sop de kool waard? Met andere woorden: is het uiteindelijke resultaat de investering waard?

Samenvattend

8-step communication frame:

1.Context: zetten van het kader zowel materieel als abstract.

2. Rapport: adequaat contact, non-verbale en verbale aspecten maken en houden.

3. Informatie: adequate informatie verzamelen en uitwerken, informatie concreet en to-the-point maken en brengen.

4. Outcome en sequitor: concreet, specifiek doel formuleren en weten welke waarde achter dat doel schuilt.

5. Hulpbronnen: middelen nodig om het doel te bereiken.

6. Actie of interventie: daadwerkelijk en effectief de middelen gebruiken om het doel te bereiken.

7. Follow up/ future pace: brug naar de toekomst, ervoor zorgen dat het resultaat terecht komt waar je het wenst.

8. Ecologie: ecologie, aanwezig in elke stap, continue uitnodiging tot respect en erkenning zowel voor de ander als voor jezelf, geen onnodige pijn veroorzaken, blijf binnen je eigen mogelijkheden.

 

Wil je meer weten over NLP? Volg dan een NLP opleiding of een gratis workshop bij Response Instituut!